Как правильно начать письмо

Как правильно начать деловое письмо?

Ранее мы уже говорили о том, что образ в деловом письме зачастую является решающим при принятии адресатом некоего решения. Из этой статьи вы узнаете, как эффективно использовать лид-абзац для создания образа в письме.

Лид-абзац — это первый абзац, предшествующий введению и последующему тексту. Он формирует первое впечатление и создает образ. Все остальные элементы дополняют общую картину.

Известно, что сложнее всего отказывать влиятельным людям, тем, кто нуждается в помощи и тем, кто вызывает симпатию.

Чтобы использовать силу образа влиятельного человека следует для начала заручиться поддержкой такого человека хотя бы в устной, а еще лучше в письменной форме. Будет замечательно, если известный и влиятельный человек является еще и компетентным специалистом в нужной области. При правильной подаче эффект будет возрастать пропорционально известности имени.

Если лично вы не принадлежите к касте известных и влиятельных людей, то единственная возможность воспользоваться этим образом — сослаться на их поддержку в решении определенных вопросов. Этот образ будет работать эффективнее, если использовать его в повторном письме, ссылаясь на предыдущее.

Например: В письме № ХХ от ХХ.ХХ.ХХХХ мы обращались к Вам с вопросом ____. В ответе Вы отказали в решении нашего вопроса, поэтому мы были вынуждены обратиться за консультацией/помощью к имя влиятельного человека — известному специалисту в области ____. Его выводы были зафиксированы в письме № Х от ХХ.ХХ.ХХХХ. В нем имя влиятельного человека ссылается на такие нормативные документы: перечисление документов, статей и законов. которые обязуют Вас решать вопросы, подобные нашему. Имя влиятельного человека отмечает, что в случае невыполнения предписаний исполнительными службами гражданин имеет право обратиться в суд .

Вам может показаться, что это письмо является довольно холодным и жестким, однако вас протежирует влиятельный человек, который компетентен в определенных вопросах, так что именно этот тон производит должный эффект. Адресату будет труднее отказать вам, так как это может повлечь за собой некоторые, нежелательные для адресата, последствия. Таким образом, вероятность решения вопроса в вашу пользу возрастает в несколько раз.

Еще один вариант использования образа влиятельного человека — более либеральный: вы ссылаетесь на личное знакомство с таким человеком, который рекомендует обратиться именно к адресату. Например: «____— известный специалист в сфере ____ рекомендовал Вас как человека, который может помочь в решении указываем суть проблемы. Далее необходимо сделать адресату заочный комплимент: имя влиятельного человека рассказывал, как Вы блестяще решали сложнейшие вопросы в области ____ (близкой к вашей проблеме ). Именно поэтому мы обращаемся за помощью именно к Вам лично. Далее следует описать проблему и четко сформулировать просьбу ».

В таком варианте письмо можно отправить и впервые. Важно, чтобы для адресата имя человека, на которого вы ссылаетесь, было не только знакомо, но и, желательно, являлось авторитетным. Авторитетные рекомендации + комплимент относительно профессионализма адресата должны сделать для него отказ, как минимум, некомфортным и необоснованным, а как максимум — невозможным. В любом случае, шансы на решение проблемы за счет такого письма значительно возрастают.

Психологи доказали, что значительное влияние на решение человека имеет общественное мнение. В связи с этим его можно использовать как инструмент убеждения, создавая образы в деловом письме. К примеру, образ человека, нуждающегося в помощи адресата, можно создать, используя силу общественного мнения. При этом можно использовать как положительные, так и отрицательные отзывы о деятельности адресата.

Мы предлагаем вам рассмотреть пример с положительными отзывами: «Прежде чем обратиться к Вам со своей проблемой, я имел возможность услышать много добрых слов благодарности в Ваш адрес от тех, кому Вы уже помогли. Разные люди характеризовали Вас как мудрого и умного профессионала с добрым сердцем и широкой душой. Учитывая это, надеюсь на Ваше понимание и помощь в решении проблемы с чем. А далее уже следует вступление и описание собственно проблемы ».

Такой прием в большинстве случаев вызывает симпатию адресата и ему сложнее отказать без объективных причин или проигнорировать обращение, поскольку хорошую репутацию люди стараются беречь. Общественное мнение стоит гораздо дороже, чем это может показаться на первый взгляд. И вы можете этим воспользоваться в личных интересах.

Менее распространенным, но вместе с тем и неожиданным является прием обращения к адресату, который начинается с негативного утверждения: «От многих людей мне приходилось слышать, что чиновники ничего не делают, бездельничают и даром едят свой хлеб.Затем негативное утверждение мы опровергаем. Однако к Вам, я уверен, это не относится. Я считаю, что Вы делаете колоссальную, но практически незаметную работу. Мы делаем комплимент адресату и выражаем свое понимание, а затем уже объясняем, почему мы обратились именно к нему. Знаю, что Вы специалист в вопросах ___ и поэтому обращаюсь именно к Вам. Вы не можете не помочь, так как выбрали своей профессией помощь людям, и я верю, что Вы поможете мне. И дальше следует введение и описание проблемы ». В данном случае, решающую роль должно сыграть ваше доверие к получателю как к человеку, который просто делает свою работу. Получив комплимент от вас, в котором вы выделяете именно адресата из среды «дармоедов», не каждый будет готов нарушить ваши надежды на помощь.

Вы можете спросить: «А как же вызвать симпатию у адресата?». Действительно, сложнее отказывать людям, вызывающим симпатию, но и вызвать ее с первых строк непросто. Можно использовать эффект неожиданности за счет нестандартного начала. Ход рискованный, но в случае успеха вас выделят, и вы получите желаемое.

Можно пойти и более традиционным способом, вызывая симпатию за счет комплиментов, похвал и прочих приятностей. Вызвать симпатию адресата может что угодно, поэтому прислушайтесь к себе, и вы наверняка найдете нужные слова.

Таким образом, лид-абзац задает тон всему письму. От него зависит, каким будет письмо: холодно-официальным или человечно-теплым. Уже с первых слов вы выбираете стиль и, очевидно, стратегию убеждения, болевые точки воздействия на адресата. От лид-абзаца напрямую зависит, каким вы предстанете перед адресатом.

Будьте искренни, и успех вам гарантирован!

Как написать дружеское письмо

Постоянная переписка и электронные сообщения на сегодня стали повседневными средствами общения с друзьями, но написание письма является более традиционным, эффективным способом, который способен вызвать улыбку на лице вашего друга. Если вы пишете электронное письмо на старинный манер, форма написания все равно остается прежней: письмо другу должно включать приветствие, вопросы к другу, новости из вашей жизни и соответствующую концовку.

Шаги Править

Метод 1 из 3:
Начало письма Править

Укажите в письме дату написания. Если вам не хочется писать письмо своей рукой, лучше добавить дату в левом верхнем углу письма. Многие люди хранят полученные письма годами, и они хотели бы увидеть день и год написания, чтобы вспомнить о прошлом. Укажите дату, например: «7-е мая, 2013», или используйте цифры для указания дня, месяца и года.

Напишите приветствие. Начало письма в независимости от письменной или электронной формы называется приветствием. Здесь вы обращаетесь к человеку, которому пишете, по имени, например «Дорогая Эмили» или «Привет, Скайлар. Примите во внимание характер ваших отношений с получателем, и выберите подходящую форму приветствия.
  • Если вы склонны писать в полуформальном стиле, используйте слово «Дорогой/Дорогая» в качестве приветствия. Оно звучит достаточно типично, но следует подумать, называя кого-то «дорогим», поскольку это слово звучит достаточно слащаво и показывает вашу заботу о другом человеке. Хотя и не нужно вкладывать в приветствие особый смысл, обращение «дорогой» подходит только в письме вашему лучшему другу или недавнему знакомому.
  • Для написания письма в более неформальном стиле, используйте приветствие типа: «Привет [имя]». Это приветствие подходит другу или родственнику, но никак не может использоваться в деловом письме – оно слишком неформально.
  • Укажите личное приветствие для человека, с которым вы состоите в личных отношениях. Например: «Мой дорогой», «Мой [имя] или «Мой самый лучший [имя].
  • Убедитесь, что вы поставили в конце приветствия запятую. Правильно начинать основную часть письма с новой строчки.

Метод 2 из 3:
Основная часть Править

Начните с приятных вещей. Первая часть дружеского письма обычно имеет теплый и веселый характер. Так можно задать тон всему письму, позволив получателю узнать, что следует дальше, и письмо будет звучать более серьезно или по-деловому. Напишите приветствие в нескольких строчках, расскажите шутку или напишите о погоде.
  • Как дела? или Как у тебя дела? - самые обычные способы начать письмо. Задайте вопрос, чтобы письмо казалось частью длинной беседы. Если вы хотите получить ответ на письмо, наполните его вопросами.
  • Вы можете использовать первый абзац письма, чтобы поподробнее расспросить получателя о его жизни. Например: Я надеюсь, что малышке Джулии нравится в детском саду. Не вериться, что она так выросла!»
  • Ссылка на время года тоже может стать темой для открытого письма. Подумайте, как начать небольшую беседу, перерастающую в глубокий разговор. Например: «Надеюсь, что вы прекрасно проводите осеннее время года. Деревья в округе стали такими красивыми. Я все же думаю, что зима будет холодной».

Делитесь новостями и деталями из своей жизни. Сейчас настало время для основной части письма и цели его написания. Зачем вы начали эту переписку? Вы хотите возобновить отношения со старым другом, выразить то, как вы по нему соскучились, или поблагодарить его за помощь? Будьте честными, открытыми и пытайтесь отчетливо передать на бумаге свои мысли.
  • Напишите о том, что происходит в вашей жизни. Несмотря на характер письма, ваше письмо оценят, но рассказы о вашей жизни сблизят вашего адресата и вас. Таким образом, письмо будет более эффективным и открытым. Расскажите, что случилось, какие эмоции вы при этом испытали, и какие у вас планы на будущее.
  • Не создавайте графическую картину вашей жизни, иначе цель дружеского письма будет потеряна. Избегайте газетного праздничного шаблона – ваш друг сразу начнет читать письмо с конца, если вы будете перечислять все свои заслуги. Не нужно погружаться в омут собственных проблем, но будьте реалистами, рассказывая о себе.

Выбирайте темы, которые непосредственно касаются вашего друга. Чем занимался ваш друг последний раз, когда вы встречались с ним? Может, он расстался со своей второй половинкой? Возможно, он переживал трудные времена в футбольной команде? Подстраивайтесь, ссылаясь на знакомые темы, и задавайте вопросы, чтобы показать свой интерес к делам друга.
  • Можно обсуждать темы, интересующие вас обоих. Сформулируйте свои взгляды по поводу искусства, политики, недавних событий или других сфер жизни, которые вы бы хотели обсудить с другом.
  • Можно предложить посмотреть фильмы или почитать книги, которые, на ваш взгляд, могут понравиться вашему другу. Обмен ценной информацией всегда приветствуется в письмах.

Как правильно начать деловое письмо?

При написании делового послания незнакомому человеку всегда возникает вопрос «С чего начать письмо?» Начните с лид-абзаца — мощного инструмента по созданию нужного образа, задающего тон всему письму.

Ранее мы уже говорили о том, что образ в деловом письме зачастую является решающим при принятии адресатом некоего решения. Из этой статьи вы узнаете, как эффективно использовать лид-абзац для создания образа в письме.

Лид-абзац — это первый абзац, предшествующий введению и последующему тексту. Он формирует первое впечатление и создает образ. Все остальные элементы дополняют общую картину.

Известно, что сложнее всего отказывать влиятельным людям, тем, кто нуждается в помощи и тем, кто вызывает симпатию.

Чтобы использовать силу образа влиятельного человека следует для начала заручиться поддержкой такого человека хотя бы в устной, а еще лучше в письменной форме. Будет замечательно, если известный и влиятельный человек является еще и компетентным специалистом в нужной области. При правильной подаче эффект будет возрастать пропорционально известности имени.

Если лично вы не принадлежите к касте известных и влиятельных людей, то единственная возможность воспользоваться этим образом — сослаться на их поддержку в решении определенных вопросов. Этот образ будет работать эффективнее, если использовать его в повторном письме, ссылаясь на предыдущее.

Например: «В письме № ХХ от ХХ.ХХ.ХХХХ мы обращались к Вам с вопросом ____. В ответе Вы отказали в решении нашего вопроса, поэтому мы были вынуждены обратиться за консультацией/помощью к имя влиятельного человека — известному специалисту в области ____. Его выводы были зафиксированы в письме № Х от ХХ.ХХ.ХХХХ. В нем имя влиятельного человека ссылается на такие нормативные документы:перечисление документов, статей и законов. которые обязуют Вас решать вопросы, подобные нашему. Имя влиятельного человека отмечает, что в случае невыполнения предписаний исполнительными службами гражданин имеет право обратиться в суд».

Вам может показаться, что это письмо является довольно холодным и жестким, однако вас протежирует влиятельный человек, который компетентен в определенных вопросах, так что именно этот тон производит должный эффект. Адресату будет труднее отказать вам, так как это может повлечь за собой некоторые, нежелательные для адресата, последствия. Таким образом, вероятность решения вопроса в вашу пользу возрастает в несколько раз.

Еще один вариант использования образа влиятельного человека — более либеральный: вы ссылаетесь на личное знакомство с таким человеком, который рекомендует обратиться именно к адресату. Например: «____— известный специалист в сфере ____ рекомендовал Вас как человека, который может помочь в решении указываем суть проблемы. Далее необходимо сделать адресату заочный комплимент: имя влиятельного человека рассказывал, как Вы блестяще решали сложнейшие вопросы в области ____ (близкой к вашей проблеме ). Именно поэтому мы обращаемся за помощью именно к Вам лично. Далее следует описать проблему и четко сформулировать просьбу ».

В таком варианте письмо можно отправить и впервые. Важно, чтобы для адресата имя человека, на которого вы ссылаетесь, было не только знакомо, но и, желательно, являлось авторитетным. Авторитетные рекомендации + комплимент относительно профессионализма адресата должны сделать для него отказ, как минимум, некомфортным и необоснованным, а как максимум — невозможным. В любом случае, шансы на решение проблемы за счет такого письма значительно возрастают.

Психологи доказали, что значительное влияние на решение человека имеет общественное мнение. В связи с этим его можно использовать как инструмент убеждения, создавая образы в деловом письме. К примеру, образ человека, нуждающегося в помощи адресата, можно создать, используя силу общественного мнения. При этом можно использовать как положительные, так и отрицательные отзывы о деятельности адресата.

Мы предлагаем вам рассмотреть пример с положительными отзывами: «Прежде чем обратиться к Вам со своей проблемой, я имел возможность услышать много добрых слов благодарности в Ваш адрес от тех, кому Вы уже помогли. Разные люди характеризовали Вас как мудрого и умного профессионала с добрым сердцем и широкой душой. Учитывая это, надеюсь на Ваше понимание и помощь в решении проблемы с чем. А далее уже следует вступление и описание собственно проблемы ».

Такой прием в большинстве случаев вызывает симпатию адресата и ему сложнее отказать без объективных причин или проигнорировать обращение, поскольку хорошую репутацию люди стараются беречь. Общественное мнение стоит гораздо дороже, чем это может показаться на первый взгляд. И вы можете этим воспользоваться в личных интересах.

Менее распространенным, но вместе с тем и неожиданным является прием обращения к адресату, который начинается с негативного утверждения: « От многих людей мне приходилось слышать, что чиновники ничего не делают, бездельничают и даром едят свой хлеб. Затем негативное утверждение мы опровергаем. Однако к Вам, я уверен, это не относится. Я считаю, что Вы делаете колоссальную, но практически незаметную работу. Мы делаем комплимент адресату и выражаем свое понимание, а затем уже объясняем, почему мы обратились именно к нему. Знаю, что Вы специалист в вопросах ___ и поэтому обращаюсь именно к Вам. Вы не можете не помочь, так как выбрали своей профессией помощь людям, и я верю, что Вы поможете мне. И дальше следует введение и описание проблемы ». В данном случае, решающую роль должно сыграть ваше доверие к получателю как к человеку, который просто делает свою работу. Получив комплимент от вас, в котором вы выделяете именно адресата из среды «дармоедов», не каждый будет готов нарушить ваши надежды на помощь.

Вы можете спросить: «А как же вызвать симпатию у адресата?». Действительно, сложнее отказывать людям, вызывающим симпатию, но и вызвать ее с первых строк непросто. Можно использовать эффект неожиданности за счет нестандартного начала. Ход рискованный, но в случае успеха вас выделят, и вы получите желаемое.

Можно пойти и более традиционным способом, вызывая симпатию за счет комплиментов, похвал и прочих приятностей. Вызвать симпатию адресата может что угодно, поэтому прислушайтесь к себе, и вы наверняка найдете нужные слова.

Таким образом, лид-абзац задает тон всему письму. От него зависит, каким будет письмо: холодно-официальным или человечно-теплым. Уже с первых слов вы выбираете стиль и, очевидно, стратегию убеждения, болевые точки воздействия на адресата. От лид-абзаца напрямую зависит, каким вы предстанете перед адресатом.

Будьте искренни, и успех вам гарантирован!

Источники: http://www.mental-skills.ru/synopses/88529.html, http://ru.wikihow.com/%D0%BD%D0%B0%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B0%D1%82%D1%8C-%D0%B4%D1%80%D1%83%D0%B6%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B5-%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C%D0%BC%D0%BE, http://delovoymir.biz/2013/11/01/kak-pravilno-nachat-delovoe-pismo.html

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения