Правильно начать деловую встречу

Соблюдение элементарных правил деловой встречи позволяет с первых минут встречи расположить к себе собеседника и создать атмосферу взаимоуважения между участниками мероприятия. Безразличие к устоявшимся правилам бизнес-этикета является одной из основных причин, по которым деловая встреча может закончиться безуспешно. Любому профессионалу своего дела известны основные правила деловой встречи :

1) Не следует опаздывать на деловую встречу. Наиболее верный шаг – приехать к месту назначения за 15 минут до назначенного часа, чтобы привести себя в порядок и собраться с мыслями.

2) Необходимо планировать встречу заранее. Серьезные люди дорожат своим временем и временем своих партнеров, поэтому необходимо заранее продумать течение предстоящей встречи, структуру беседы и основные моменты, которые необходимо затронуть в разговоре. Если деловая встреча проходит в режиме группы, хорошим тоном считается предварительное ознакомление всех участников встречи с ее планом.

3) Подготовка – важный шаг. Если на встрече могут понадобиться документы, буклеты или ознакомительный материал, рекомендуется заранее подготовить и структурировать его, чтобы не выглядеть растерянным перед деловым партнером и подкрепить у него уверенность в том, что вы – деловой и практичный человек.

4) Важно соблюдать этикет деловой беседы. Деловая беседа предполагает, что оппоненты заинтересованы в точке зрения друг друга, поэтому внимательно слушают собеседника, не перебивают, а свои комментарии и вопросы оставляют только в специально отведенное время, которое лучше обговорить заранее.

5) Перед встречей нужно отключить мобильный телефон и другие средства связи (Skype на ноутбуке, мессенджеры), которые могут помешать прямому контакту с собеседником. Если один из участников встречи ожидает важного звонка и должен оставить телефон включенным, ему необходимо предупредить партнеров заранее, чтобы не возникло неловкой ситуации в ходе беседы.

6) Следует избегать монотонных действий и речевых паразитов, которые могут нервировать собеседника. Монотонное постукивание ручкой по столу, бесконечное качание ногой и другие неосознанные действия, которые часто повторяются в повседневной жизни, для деловой встречи являются сигналом нервного возбуждения и несобранности человека. Поменьше жестов, резких выпадов и засоряющих речь слов – и успех гарантирован, а у собеседника не сложится мнения, что перед ним невоспитанный и неуверенный в себе субъект.

7) Время – деньги. В ходе встречи всегда необходимо следить за временем, если мероприятие распланировано по блокам, важно, чтобы каждый блок занимал ровно столько времени, сколько на него отведено в плане, и тем более важно вовремя закончить, ведь в бизнесе каждая минута – это чьи-то деньги, не стоит злоупотреблять драгоценным временем своих партнеров.

Читайте также:

Правила проведения деловых встреч

Взаимоотношения в бизнесе предполагают постоянные встречи и деловые переговоры, целью которых может быть обмен информацией, принятие решения по какому-либо вопросу или переговоры о сотрудничестве. Поскольку встречи и общение с коллегами и партнерами занимают значительное количество времени, любому менеджеру необходимо постоянно определять для себя важность таких встреч. Только в случае действительной важности и необходимости совещания, стоит тратить на это время.

Тем более, что к любой встрече нужно подготовиться и спланировать ход беседы. Чтобы время было потрачено результативно, при подготовке стоит учесть несколько моментов:

1. Чтобы достичь конечной цели встречи, необходимо продумать ее структуру и учесть, какие люди из собравшихся смогут что-то высказать по данному предмету. Стоит предположить и продумать любой ход развития переговоров.

2. Менеджеру, который организовал встречу, нужно быть уверенным, что информация воспринята всеми участниками правильно и совершенно одинаково, а при необходимости некоторые моменты повторить или объяснить другими словами.

3. Важно вести протоколы встреч для того, чтобы иметь возможность восстановить ход предыдущего обсуждения и вести новые переговоры, отталкиваясь от того, что уже обсуждалось.

4. Непродуманность и неподготовленность к встрече может привести к тому, что некоторые участники заскучают, пропустят некоторые пункты обсуждения и перестанут следить за ходом переговоров. У встречи должна быть четкая цель и структура проведения, тогда удастся сохранить деловой настрой и не тратить время впустую.

5. Успешность проведения встречи зависит от компетентности и настроя менеджера, который ее проводит. Он должен задать общий тон беседы, придерживаться темы встречи и уметь направить разговор в нужное русло.

Грамотный менеджер тщательно продумает, каким должен быть результат после встречи, просчитает, каким образом можно добиться этого результата и построит ход беседы таким образом, чтобы в итоге все запланированное выполнилось. Для того, чтобы переговоры не вышли за рамки формальности и не превратились в спор, организатор встречи должен внимательно следить за настроем собравшихся и корректировать обсуждение. Кроме того, стоит придерживаться еще нескольких правил, которые позволят остаться хозяином положения и координатором встречи:

пунктуальность – вовремя начатая встреча покажет серьезность настроя и заставит опоздавших в следующий раз быть более дисциплинированными;

подготовка – все документы и материалы, которые касаются темы встречи и могут быть задействованы, должна быть подготовлены заранее;

в начале встречи стоит огласить тему и повестку дня. тогда собравшимся будет проще придерживаться рамок и говорить по сути дела;

контроль хода встреч и – внимательный и грамотный менеджер сможет корректно остановить переговоры, если участники отклонились от главной темы. Последовательный разбор каждого вопроса повестки дня позволить встрече пройти плавно и в итоге получить нужный результат переговоров;

важно закончить встречу на положительной ноте. отметить, чего достигли участники собрания и постараться сгладить негатив, если он был.

Качественно продуманная и проведенная встреча приводит именно к тому результату, который был запланирован. Конечно, это зависит от умений менеджера и тщательности его подготовки.

Также в этой категории

Как правильно провести деловую встречу с клиентом

Выражение «кто владеет информацией, тот владеет миром» прочно закрепилось в деловых кругах, и это неспроста. Это поможет вам разработать стратегию переговоров для получения желаемого результата.

Для организации продуктивного диалога с деловым партнёром – потенциальным клиентом в первую очередь необходимо собрать как можно полную информацию о нём. В современный век цифровых технологий данную информацию можно почерпнуть с интернет ресурсов.

Если у партнёра есть собственный сайт, то не составит труда ознакомиться с его положением на рынке, его партнёрами (которые в свою очередь могут быть и вашими партнёрами, что очень даже кстати в сложившейся ситуации).

В новостном разделе можно узнать о деятельности организации, её планах на будущее, новых партнёрах, недавно произошедших событиях. Сведения о сотрудниках компании позволяет познакомиться с руководством организации. Было бы неплохо найти общие интересы, к примеру: родом из одного города, заканчивали один и тот же ВУЗ, увлекаетесь охотой, рыбалкой и т.п.

Не возможно себе и представить человека, который не общается в социальных сетях. Если вам удастся отыскать вашего будущего собеседника в «одноклассниках», «фейсбуке» или «твитере», то сначала ознакомьтесь с кругом его друзей. Сейчас многие ведут свой блог, возможно организация – партнёр ведёт свой корпоративный блог – это ещё один источник информации о её деятельности.

Если партнёр дорожит своей репутацией, то он обязательно будет реагировать недоброжелательные отзывы конкурентов. Для этого ему потребуется сотрудничать со СМИ (давать интервью, какие либо комментарии, выступать на радио и ТВ). Данная информация тоже пригодится при подготовке к встрече.

Обязательно изучите рекламные материалы будущего оппонента. Не стоит забывать, что он тоже будет пользоваться такими же приёмами как и вы. На встрече можно сделать акцент на проводимых организацией – контрагентом мотивирующих мероприятиях.

Это поможет расположить контрагента к себе и завоевать доверие, так как вы будете выглядеть не мелким менеджером, который пытается что-то быстренько продать, а серьёзным человеком сведущим в делах его организации.

Не нужно недооценивать поисковые системы, необходимо всего лишь ввести название организации и возможно вы найдёте ту информацию, который вы ещё не обладаете (судебные разбирательства, финансовое состояние компании и др.).

Ни для кого не секрет, что деловые встречи проводятся в деловом (классическом) костюме. Но из полученной информации можно узнать о благосостоянии собеседника и о его отношении к имиджу. Так, к примеру, не стоит надевать на встречу дорогостоящий костюм или аксессуару.

Это произведёт впечатление, что вы просто стараетесь вытянуть деньги из партнёра. Необходимо одеваться чуть скромнее собеседника. Если вы узнали что руководитель организации, с которым вам предстоит встреча, предпочитает свободный стиль одежды, либо молодёжный, креативный, то постарайтесь ему соответствовать – это поможет вам установить контакт.

В первые несколько минут разговора необходимо произвести положительное впечатление на контрагента. Для этого постучавшись, войдите в кабинет, поздоровайтесь, обращаясь по имени и отчеству, представьтесь (назовите своё имя, название организации, которую представляете, должность), озвучьте тематику вашего предстоящего обсуждения, уточните, что вам назначено на это время. Одновременно необходимо установить визуальный контакт с оппонентом, если он занят с бумагами, то уточните как скоро он сможет начать вести диалог с вами.

Чтобы достигнуть желаемого результата от переговоров, необходимо составить стратегию. Она должна состоять из 2х частей:

  1. опросная, в ней вы задаёте вопросы оппоненту по поводу деятельности его компании, его партнёрах, чего не хватает его компании для нормальной деятельности или для развития, какие предпочтения у руководства компании. Все вопросы должны быть последовательны, ответы на них необходимо фиксировать. Обязательно составьте план проведения опроса, чтобы ничего не упустить.
  2. во второй части расскажите, чем ваша организация может помочь организации партнёру. И если вы уверены в предлагаемой вами продукции, то шансы на заключение сделки весьма велики.

Когда начинается презентация представляемой вами продукции или услуги, вы должны заинтересовать собеседника чтобы теперь он задавал вопросы для получения интересующей его информации. Обязательно акцентируйте внимание контрагента на качестве услуг, предоставляемых вашей организацией. Выполнение своих обязательств договора с вашей стороны должно быть гарантированно юридически.

Для успешного проведения переговоров необходимо последовательное соблюдение всех этапов и тщательная подготовка.

Источники: http://www.yourfreedom.ru/pravila-delovoj-vstrechi/, http://www.bprofi.kz/articles/261/, http://laudator.ru/businessguides/kak-provesti-delovuyu-vstrechu-s-klientom.html

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения