Как правильно оформить авансовый отчет

Правила правильного заполнения авансового отчета

Авансовый отчет является способом подтверждения целевого расходования денежных средств, которые были выданы работнику из кассы организации для осуществления его профессиональных обязанностей или для приобретения необходимых материалов или оборудования.

Авансовый отчет заполняется самим работником по специальной форме АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России №55 от 01.08.2001 г.)

Правила заполнения

Существует два способа офо рмления АО-1: с помощью специальной бухгалтерской программы или заполнением шаблона MSExcel. Чаще всего АО-1 заполняется сотрудником вторым способом. Авансовый отчет состоит из двух частей – лицевой и оборотной стороны. К заполненному документу обязательно прилагаются первичные, подтверждающие расходование средств, документы.

Часть АО-1 заполняется подотчетным работником, а часть бухгалтером, который будет проверять сданный отчет. На окончательно оформленной и проверенной форме АО-1 будут стоять три подписи: подотчетного лица, главного бухгалтера, руководителя.

Алгоритм действий

Рассмотрим последовательность этапов, связанных с оформлением авансового отчета на примере направления работника в командировку:

  • отдел кадров совместно с бухгалтерией оформляют необходимые командировочные документы (приказ о направлении работника в командировку, служебное задание, командировочное удостоверение);
  • на основании приказа о направлении в командировку работнику выдаются наличные денежные средства из кассы организации по расходному кассовому ордеру;
  • работник в командировке производит определенные траты и накапливает подтверждающие их документы;
  • прибыв из командировки, работник оформляет авансовый отчет АО-1 и сдает его в бухгалтерию;
  • бухгалтер проверяет правильность оформления отчета, переводит его в электронный вид в бухгалтерской программе, формирует необходимые проводки, контролирует обоснованность трат;
  • работник вносит в кассу неизрасходованный остаток денежных средств, либо из кассы ему возвращаются средства в случае их перерасхода.

Порядок заполнения авансового отчета

Как правило, никаких сложностей в оформлении АО-1 не возникает. Чаще всего бухгалтерия формирует в специализированной бухгалтерской программе электронный вариант формы АО-1 за датой окончания командировки. Из базы данных программы автоматически заполняются многие поля формы: наименование организации, номер, дата документа, назначение аванса, подотчетное лицо и некоторые другие данные.

Бухгалтеру имеет смысл сформировать такой отчет и выгрузить его в формат MSExcel для передачи подотчетному лицу. Это очень ускорит и упростит заполнение авансового отчета, сделав его читаемым, удобным для работы, с наличием автоматического расчета ячеек.

Советуем ознакомиться с примерами написания объяснительных записок на работу или налоговую. Это очень важный документ, которые многие пишут в свободной форме. При заполнении этого документа есть свои тонкости.

Если же такой файл бухгалтерия не сформировала, то работнику необходимо в Интернете скачать форму AO-1 в формате MSExcel, заполнить все те поля, которые он может заполнить на лицевой стороне отчета самостоятельно.

На оборотной стороне в хронологическом порядке в табличную часть вносятся такие значения, как порядковый номер, дату, номер и наименование, размер расхода по этому документу. Подтверждающими документами могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, талоны, контрольные билеты и даже расписки.

Рекомендуется пронумеровать каждый подтверждающий документ сквозной нумерации, а небольшие документы, например, билеты на городской пассажирский автотранспорт приклеить на лист бумаги – это очень упростит дальнейшую проверку отчета бухгалтером.

Сдача и расчет

После того, как лицевая и оборотная части формы АО-1 заполнены и проверены, необходимо ее распечатать, подписать и сдать в бухгалтерию вместе с подтверждающими документами. Бухгалтер проверяет сданный отчет, вносит данные в базу и формирует на основании этих данных необходимые проводки.

Вы знаете что такое ОКПО. Для чего он нужен и с чем его едят? Ответы в нашей статье.

Возможно, что бухгалтер после внесения всех данных в программу, сформирует и распечатает отчет вместе с окончательными данными с бухгалтерскими записями, расчетом перерасхода или остатка подотчетных средств, данными о приходном или расходном ордере и другими данными, после чего пригласит подотчетное лицо подписать этот документ. После этого работник сможет получить в кассе перерасход подотчетных денег, либо внести в кассу их остаток.

Скачать примеры заполнения формы АО-1 можно здесь: [attachment=5:Avansovyy-otchet-AO-1.zip]

Авансовый отчет, как правильно оформить ?

Авансовый отчет, как правильно оформить.

Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить авансовый, еслт за наличные куплен тонер для принтера, получены. квитанция ПКО, чек ККМ, счет-фактура и накладная.
Вопросы :
1) Все ли эти документы должны быть перечислены на оборотной стороне формы # АО-1?
2)На лицевой стороне в строке Приложение.. 4-х документов на 4-х листах?
3)Как в этом случае быть со счет-фактурой, которую нужно подшить в журнал учета?
Галина

к АО только документы об оплате: квит ПКО и чек
ТН и Сч/ф как обычно

к АО только документы об оплате: квит ПКО и чек

А где об этом можно почитать?
Если нет ПКО - можно только кассовый чек?

) Все ли эти документы должны быть перечислены на оборотной стороне формы # АО-1?

Остальные документы прсто перечислить, но но прикреплять к отчету?

Можно прикрепить и только кассовый чек, остальные документы перечислять в авансовом отчете не нужно. Т.к. авансовый отчет является документом о потраченных суммах, для этого достаточно чека.

Dum spiro, spero.

Статья 252. Расходы. Группировка расходов

1. В целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 настоящего Кодекса).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

И что? Этот пункт не запрещает принимать к учету документы, оформленные на сотрудников предприятия.

Попробуйте, но, думаю, могут возникнуть проблемы при налоговой проверке!

Попробуйте, но, думаю, могут возникнуть проблемы при налоговой проверке!

Пробовал: без проблем.

А как же товарные чеки прикрепляют к авансовому отчету? Они же вообще ни на кого не выписаны.

А как же товарные чеки прикрепляют к авансовому отчету? Они же вообще ни на кого не выписаны.

Авансовый отчет Вы оформляете на конкретное подотчетное лицо, которое и притащило Вам этот чек.

Так это же физ.лицо и сч-ф с накладной притащило, причем сч-ф можно и выписать на это лицо. Это я к тому, что

а я просто собираю чеки по каждому подотчетнику с товарными и (если есть) транспортными накладными, в конце месяца перед з/п делаю а/о по каждому подотчетнику, к а/о прикрепляю все чеки, а расчитываюсь с человеком в з/п. таким образом у меня все а/о в конце месяца с последней страничкой копии кассовой книги. а проверка была. никто не придрался (тьфу, тьфу, тьфу) и никто не сказал, что сотрудник продает фирме товар. он же специально под эти цели (приобретения для предприятия товара в рознице) и получает деньги по расходникам. которые прикреплены к копии страницы того дня, когда выданы. у меня правда, на каждого подотчетника карточка заведена, когда взял, сколько, сколько вернул и сколько мы ему или он нам остался должен. при чем я эту карточку не сама заводила. она в 1С УСН есть.

А может быть такая ситуация расходник один авансовых отчетов по нему много. Или один расходник и один А/О. Просто такая ситуация у меня в организации есть приказ, что сроки сдачи а/о 100 дней, и получается человек в приблизительно в этот период, но естественно разные дни покупал нужный орг. товары или материалы для хоз.нужд. Он должен составить один авансовый отчет и предоставить все документы, по которым я приму товары на учет за датой составление а/о или он может переодически делать авансовые отчеты.

Как правильно оформить авансовый отчет

Сотрудник, получивший денежные средства на командировочные расходы, приобретение материальных ценностей или услуг, оказываемых предприятию, должен предоставить отчет о денежных средствах, израсходованных им, в бухгалтерию своей организации.

Для этого он заполняет авансовый отчет согласно унифицированной формы № АО-1 и прикладывает к нему документы, подтверждающие все его расходы.

1. Заполнение отчета сначала происходит с лицевой стороны. Вверху вписывается название организации. Затем заполняется дата составления документа. Номер отчета указывать не надо, так как эту графу заполняет бухгалтер. Ниже указывается структурное подразделение в котором работает сотрудник, фамилия, инициалы, его должность. Вписывается назначение аванса, к примеру, ”Командировочные расходы”, ”Хозяйственные расходы” и т.д.

Левая колонка бланка -место для вписывания остатка подотчетных денежных средств, который был у сотрудника до момента получения следующего аванса. Или указывается перерасход, если таковой имеется.

иже вписывается сума, полученная сотрудником под отчет. Если работником были получены деньги и через банк, и через кассу, тогда указываются несколько чисел. В строке ”Итого получено” записывается общая сумма, которую сотрудник получил под отчет.

2. Авансовый отчет заполняется и с оборотной стороны. Здесь перечисляются все документы, подтверждающие производственные расходы. Для каждого из них заполняются колонки с первой по шестую. В этих колонках вписываются название подтверждающего документа, а также дата выписки и его порядковый номер.

Также указывается наименование документа (к примеру, квитанция, товарный или кассовый чек и т.д.) и сумма (в рублях или валюте). Все эти суммы подсчитываются и общий результат записывается в строке ”Итого”. Внизу ставится подпись сотрудника и ее расшифровка.

3. Затем на лицевой стороне формы в строке ”Израсходовано” вписывается сумма, указанная на оборотной стороне в строке ”Итого”. Остаток денежных средств или их перерасход записывается сотрудником ниже. Также указывается количество документов, которые прилагаются к данному отчету, и общее количество листов.

4. Незаполненные строки отчета заполняются бухгалтером и кассиром (в случае, если сотрудник возвращает остаток денег в кассу). После сдачи работником авансового отчета, бухгалтер выдает ему расписку, которую он должен сохранить. При помощи этой расписки сотрудник всегда сможет подтвердить то, что он отчитался за выданные ему денежные средства, в случае каких-либо недоразумений.

Получите БЕСПЛАТНО книгу!

Более 50 реальных положительных отзывов!

100% гарантия первого результата еще в процессе чтения!

Источники: http://sb-advice.com/docs/233-obrazec-zapolneniya-avansovogo-otcheta.html, http://forum.klerk.ru/showthread.php?t=61481, http://berichnow.ru/zametki-dlya-biznesmenov/kak-pravilno-oformit-avansovyj-otchjet

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения