Правильно составить акт списание

Как составить акт на списание?

Акт на списание материалов можно составить в том случае, если материал испорчен и не подлежит дальнейшему использованию. Данный документ подтверждает, что конкретный материал не подлежит реализации. Необходимо быть очень внимательным при заполнении акта на списание.

Составление акта

Для большинства материалов используют единый документ ТОРГ – 16 (утвержденная форма акта на списание). Для того, чтобы правильно составить акт на списание, необходимо заполнить все поля бланка и указать следующие данные:

  • название организации и структурное подразделение (если заполняется ТОРГ-16);
  • дата оформления акта;
  • место составления акта;
  • ФИО членов комиссии, которая подтверждает непригодность материалов. Также в обязательном порядке указываются должности всех членов комиссии;
  • код ОКПО;
  • наименование материала;
  • инвентарные номера;
  • причина, по которой списывается материал;
  • количество материала;
  • цена за единицу;
  • общая стоимость;
  • масса (если материал объемный).

После того, как акт будет оформлен, его должны подписать все члены комиссии. Далее ставит свою подпись и гербовую печать руководитель организации.

Примечания

  1. Перед тем, как приступить к оформлению акта, необходимо убедиться, что материал, который подлежит списанию, выдан по требованию и члены комиссии убедились в его непригодности.
  2. Если материал устарел или вышел срок его амортизации, то форму ТОГР-16 не обязательно заполнять. Бухгалтер в произвольной форме оформляет материал, самое главное – указать инвентарный номер товара и дату списания. Также необходимо указать название фирмы и отдела, откуда списывается материал. И внести все данные, как и при оформлении ТОРГ-16. После этого можно нести акт руководителю на подпись.
  3. Акт списания лучше всего составлять в трех экземплярах. Один экземпляр оставляют в бухгалтерии, второй – в отделе, третий – материально-ответственному лицу.
  4. Если к акту предусмотрено приложение, то отметка об этом делается перед подписями членов комиссии.
  5. Если кто-то из членов комиссии не согласен с положениями, описанными в акте, он может его подписать, но сделать пометку о наличии замечаний. Все замечания затем следует изложить на отдельном листке бумаги в произвольной форме.
  6. Если руководитель утверждает акт о списании, то отметку об этом следует делать в правом верхнем углу.
  7. С актом необходимо ознакомить всех лиц, чья деятельность отражена в нем (либо может затрагивать их интересы). Ниже подписей записывают С актом ознакомлены и фамилии заинтересованных лиц.

Ознакомиться с готовым актом можно скачав этот файл .

Ещё больше интересного

Как правильно оформить расход непригодных к использованию материальных ценностей: составляем акт списания материалов

В школах и вузах учат, что списывать плохо. Безусловно это так, но только если речь не идет о процедуре списания материалов в рамках деятельности предприятия. Без правильного оформления всех сопутствующих этому процессу мероприятий и составления акта списания материалов внутрифирменный учет невозможен. Что же представляет собой этот документ? Как правильно его составлять и о чем нельзя забывать в ходе списания?

Что списывать будем? Какие именно объекты отражаются в акте

Материалы с точки зрения учетной деятельности фирмы – это приобретенные организацией материальные ценности, играющие роль средств производства готовой продукции или обеспечения технологического процесса. Фактическая себестоимость таких ценностей отражается на счете 10, объем материалов, находящихся в обороте, − на счете 15, отклонение в их стоимости – на счете 16.

Если выявлен дефект материалов, вследствие чего они признаны непригодными к дальнейшему использованию в производственных процессах, эти ценности необходимо списать. Результат такой процедуры и находит отображение в акте, который, в свою очередь, выступает основанием для составления бухгалтерской справки.

Что предшествует составлению акта списания?

Итак, уже из названия документа можно сделать логичный вывод: такой акт списания служит для подтверждения непосредственного расхода материалов, вследствие чего они не могут быть задействованы в производственном процессе. Несмотря на то, что законом не установлена единая форма бланка этого акта, в соответствующей ситуации составлять его нужно обязательно, чтобы не навлечь на компанию «гнев» налоговиков, пристально следящих за каждым изменением объема материальных ценностей фирм. В целом внешний вид документа и его структура разрабатываются инициатором списания. Если составитель испытывает затруднения, то проще всего скачать бланк акта списания материалов (сделать это можно прямо здесь и сейчас) и заполнить его сообразно действительному положению вещей.

Что же необходимо сделать перед заполнением бланка? Во-первых, оформить требование-накладную – отобразить в ней перемещение подлежащих списанию материалов на склад. Когда ценности окажутся там, их следует выдать со склада ответственному лицу – и оформить это соответствующим образом. По завершении второго этапа можно назначать комиссию по списанию и составлять акт.

Правила составления документа и несколько полезных советов

Несмотря на отсутствие утвержденной формы акта списания материалов, ряд правил его составления все же есть. Так, создается он в единственном экземпляре, а содержится в нем следующая информация:

  • дата и место составления документа;
  • перечень членов комиссии по списанию (ФИО в алфавитном порядке и должности этих лиц, причем данные председателя выделяются в тексте);
  • список подлежащих списанию материалов;
  • общая сумма списания (прописью).

Текст документа должен начинаться с указания основания для его составления (чаще всего это приказ директора, и в этом случае в бланке обязательно прописывается номер приказа). После заполнения акта все члены комиссии должны поставить свои подписи, а руководитель – заверить итоговый экземпляр (гриф утверждения будет находиться в правом верхнем углу бланка). Если документ насчитывает несколько страниц, то грифом заверяется только первая. Понять, как это выглядит, поможет приведенный выше образец акта списания материалов.

Что касается рекомендаций по упрощению процедуры, то здесь стоит выделить некоторые моменты.

  • Во-первых, данные о материалах с указанием их количества, стоимости и причин, по которым ценности были списаны, проще всего оформить в виде таблицы.
  • Во-вторых, можно значительно сократить время процедуры списания и упростить вид документа, если создать комиссию из одного человека. Насколько это целесообразно в контексте фактического положения дел в организации – решать главному бухгалтеру.

Наконец, при заполнении формуляра стоит избегать канцеляризмов («мы, нижеподписавшиеся» и прочих): в современном делопроизводстве они считаются дурным тоном.

Как правильно составить акт – образец заполнения

Прочитайте эту статью, чтобы узнать, как правильно составить акт и посмотреть образец заполнения акта. Ведь в различных сферах деятельности может возникнуть необходимость зафиксировать события или факты с целью установления реального положения дел. Именно с этой целью и составляется акт.

На практике применяется большущее разнообразие актов. Например, приема-сдачи работ или документов, обследования различных объектов или направлений деятельности, приема-передачи дел или ценностей, инвентаризации и др. Невозможно перечислить все. При этом некоторые акты имеют установленную нормативными документами форму или существуют строгие специфические требования, которые необходимо соблюдать при их оформлении. Часть актов допускается составлять в свободной форме.

Поэтому если возникла необходимость в составлении определенного акта, то всегда полезно иметь его образец. Но, тем не менее, независимо от вида акта существуют единые правила, которые необходимо знать и соблюдать, чтобы составить правильно документ подобного рода.

Общие требования для составления акта

  • Любой акт составляется и подписывается несколькими лицами (два и более). Часто для этого приказом создают комиссию (смотрите образец). Состав комиссии можно назначить специально для составления определенного акта (например, в случае расследования конкретного несчетного случая, проведения инвентаризации и т.п.). Если же предполагается периодическое появление актов по одному и тому же направлению деятельности, то комиссия может быть и постоянно действующей.
  • Если для акта предусмотрена унифицированная форма, то естественно следует его оформлять с ее помощью. Во всех остальных случаях акты следует оформлять на общем бланке организации, который должен включать весь необходимый состав обязательных элементов документа. Образец акта приведен в статье. Поэтому для восприятия информации как правильно составить акт легче будет посмотреть пример, чем просто читать подробное описание.
  • Датой акта считается дата его составления. Если перед составлением акта понадобилось предварительное проведение работ (характерно для длительных процессов – инвентаризация, испытания оборудования и т.п.), то в тексте требуется указать этот период.
  • Возможно использовать два варианта формулировки заголовка – с предлогом о (об) или без него. Например, акт о списании материальных запасов (о чем?) или акт приемки выполненных работ (чего?).
  • Текст акта начинают с указания основания его составления. Это может быть с проставленной датой и номером ссылка на договор, приказ или какой-либо нормативный документ. Например,

Основание: приказ директора ООО «Торпеда» от 04.09 № 137 «О проведении…».

  • Также в начале акта следует перечисление членов комиссии, председателя всегда выделяют. При этом необходимо указывать должности. Фамилии членов комиссии выстраивают в алфавитном порядке, а не по убыванию значимости должностей (наглядно продемонстрировано на образце акта).
  • Затем в тексте акта должно быть отражено фактическое развитие ситуации или произошедшие факты, ради которых и составляется акт. В конце можно включить выводы и предложения комиссии.
  • Допускается материал излагать в табличной форме, текст разбивать на абзацы и пункты. В процессе оформления акта стремитесь избегать устаревших оборотов таких как «мы, нижеподписавшиеся», а также «составили настоящий акт в том, что …».
  • Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных сторон или это прописано в нормативном документе. Если требуется указать местонахождение экземпляров, то это делают после основного текста. Например,

Составлен в 2 экземплярах:
1 экземпляр – в ОАО «Буран»,
2 экземпляр – в дело 08-12.

  • Если к акту предусмотрены приложения (т.е. далеко не всегда они бывают), то отметка об этом (аналогично отметке о наличии приложений в деловом письме) делается после указания на местонахождение экземпляров акта, перед подписями.
  • Акт должны подписать все члены комиссии или все принимавшие участие в его составлении. Не нужно указывать должности членов комиссии при оформлении подписей, сами подписи имеют ту же последовательности как в начале акта. Если кто-то не согласен с его содержанием, то по правилам ему все-таки следует подписать акт. В этом случае он имеет право поставить подпись с пометкой о наличии замечаний, которые излагаются в произвольной форме на отдельном листе и прилагаются к акту.
  • Следует ознакомить с актом всех, чья деятельность отражена в нем (затрагивает интересы). Ниже подписей проставляется отметка «С актом ознакомлены:» и оформляют непосредственно сами подписи заинтересованных лиц.
  • Некоторые виды актов согласно существующим нормативным документам еще требуется утвердить руководителю. Согласно нормам делопроизводства гриф утверждения оформляют в правом верхнем углу первого листа акта. Например,

УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Покрышка»

С теорией покончено. Наконец, будет пример составления – наглядная схема для оформления любого акта (за исключением унифицированных форм).

Источники: http://elhow.ru/rabota/dokumentacija/sostavlenie-i-oformlenie-dokumentacii/kak-sostavit-akt-na-spisanie, http://dezhur.com/db/buhgalteriya/kak-pravil-no-oformit-rashod-neprigodnyh-k-ispol-zovaniyu-material-nyh-cennostey-sostavlyaem-akt-spisaniya-materialov.html, http://delo-ved.ru/obraztsy-dokumentov/obraztsy-aktov/kak-pravilno-sostavit-akt-obrazes.html

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения